Tham gia một triển lãm không chỉ là cơ hội để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mà còn là một khoản đầu tư đáng kể. Để có cái nhìn tổng quan về chi phí cần chuẩn bị, doanh nghiệp cần nắm rõ các hạng mục chi phí chính sau:
1. Phí đăng ký tham gia
Phí thuê gian hàng: Đây là chi phí cơ bản nhất, thường được tính theo mét vuông và vị trí của gian hàng.
Phí dịch vụ: Bao gồm các phí như điện, nước, rác thải, bảo vệ, vệ sinh…
Phí đăng ký thương hiệu: Phí để đăng ký tên công ty và sản phẩm trên danh sách tham gia triển lãm.
2. Chi phí thiết kế và thi công gian hàng
Thiết kế gian hàng: Bao gồm phí thiết kế bản vẽ 3D, ý tưởng thiết kế.
Thi công gian hàng: Chi phí vật liệu, nhân công thi công, lắp đặt hệ thống điện, ánh sáng, âm thanh.
Trang trí gian hàng: Bảng hiệu, banner, backdrop, đồ nội thất, cây xanh…
Nội dung trưng bày: Sản phẩm, mẫu mã, tài liệu giới thiệu.
3. Chi phí marketing và quảng bá
In ấn tài liệu: Catalogue, brochure, card visit, tờ rơi, poster…
Quảng cáo: Quảng cáo trên các phương tiện truyền thông, mạng xã hội.
Quà tặng: Chuẩn bị quà tặng cho khách hàng.
Marketing trực tuyến: Tạo website hoặc landing page giới thiệu về gian hàng, chạy quảng cáo Google Ads, Facebook Ads.
4. Chi phí nhân sự
Lương nhân viên: Tiền lương cho nhân viên tham gia triển lãm, bao gồm cả nhân viên bán hàng, kỹ thuật, tiếp thị.
Phụ cấp: Phụ cấp ăn ở, đi lại cho nhân viên trong suốt thời gian diễn ra triển lãm.
Đào tạo: Chi phí đào tạo nhân viên về kiến thức sản phẩm, kỹ năng giao tiếp với khách hàng.
5. Chi phí vận chuyển và lưu kho
Vận chuyển hàng hóa: Chi phí vận chuyển sản phẩm, vật liệu, thiết bị đến địa điểm tổ chức triển lãm.
Lưu kho: Chi phí lưu kho các vật liệu, thiết bị trước và sau khi kết thúc triển lãm.
6. Chi phí phát sinh khác
Chi phí đi lại: Chi phí đi lại cho các thành viên trong đoàn tham gia triển lãm.
Chi phí ăn ở: Chi phí ăn ở cho các thành viên trong đoàn tham gia triển lãm.
Chi phí bảo hiểm: Bảo hiểm cho gian hàng, sản phẩm và nhân viên.
Chi phí phát sinh khác: Các chi phí phát sinh ngoài dự kiến như sửa chữa, thay thế thiết bị…
Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí
Quy mô triển lãm: Triển lãm lớn thường có chi phí cao hơn.
Vị trí gian hàng: Gian hàng ở vị trí đẹp, trung tâm thường có giá thuê cao hơn.
Thời gian diễn ra triển lãm: Triển lãm diễn ra vào các mùa cao điểm thường có chi phí cao hơn.
Doanh nghiệp hợp tác: Việc lựa chọn các đơn vị cung cấp dịch vụ như thiết kế, thi công, vận chuyển cũng ảnh hưởng đến chi phí.
Để tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp có thể:
Lựa chọn triển lãm phù hợp: Chọn triển lãm có quy mô vừa phải, phù hợp với ngân sách.
Thiết kế gian hàng đơn giản nhưng hiệu quả: Tập trung vào những yếu tố quan trọng để thu hút khách hàng.
Sử dụng lại vật liệu: Sử dụng lại một số vật liệu từ các triển lãm trước.
Tự thực hiện một số công việc: Tự thiết kế gian hàng, in ấn tài liệu…
Đàm phán với nhà cung cấp: Đàm phán với các nhà cung cấp để được hưởng mức giá ưu đãi.
Hi vọng bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về chi phí tham gia một triển lãm và lên kế hoạch ngân sách hiệu quả.
